Quelques années auparavant, si les départements des RH voulaient sauvegarder des dossiers sur leurs salariés, leur seule et unique option était une solution de ressources humaines hébergée sur place, sous forme papier et accessible à une poignée d'administrateurs. Heureusement, aujourd'hui, les systèmes RH sont disponibles dans le cloud et les employés peuvent y accéder en toute sécurité via le web.
Cela a considérablement réduit certains obstacles, mais plusieurs entreprises administrent encore leur personnel à l'aide d'un système précaire de documents, de feuilles de calcul et plus encore. Quels sont donc exactement les avantages de l'utilisation d'un logiciel organigramme pour vous aider à gérer vos employés ?
Une gestion administrative du personnel RH plus efficace
Si vous avez plus d'une dizaine d'employés, cela peut facilement devenir une tourmente administrative de garder une trace des informations basiques sur les salariés si vous vous fiez uniquement à un système basé sur le papier. Des questions simples comme "Combien de vacances ai-je pris" ou encore "Pouvez-vous me remettre une copie de mes trois dernières fiches de paie" prennent beaucoup de temps.
Outre une gestion administrative plus efficace, un bon
logiciel organigramme clés gratuit vous permettra de faire de réelles économies. Un point de référence typique pour le nombre de personnes qui travaillent à plein temps dans une entreprise est un professionnel des ressources humaines pour 100 employés.
En disposant de certaines solutions logicielles, vous constaterez que ce ratio est d'environ 1 professionnel des ressources humaines pour 150 employés. En d'autres termes, une société de 300 employés a besoin d'un employé à plein temps de moins pour gérer les données relatives à ses effectifs, ce qui se traduit par une réduction des coûts de plusieurs milliers d'euros par an.
L'accès à l'information
Si vous faites usage de documents et de feuilles de calcul pour assurer le suivi des données des salariés, vous finirez par créer des silos d'informations. Il est évident que vous devez tenir compte du caractère sensible et sûr des données dont vous disposez. Cependant, en faisant en sorte que les bonnes personnes puissent y avoir accès par l'intermédiaire d'un
logiciel organigramme approprié, vous permettez à davantage de personnes d'utiliser à bon escient les informations que vous détenez.
De plus, la collecte d'informations ouvre des possibilités d'analyse qui vous aideront à la prise de meilleures décisions. Vous pourriez par exemple découvrir qu'un service a un taux de rotation du personnel très élevé. Pourquoi ? Les personnes qui quittent le service ont-elles toutes travaillé pour le même supérieur hiérarchique ? Qui est ce responsable ?
La collecte d'informations vous permet de mener votre enquête et d'utiliser cette analyse pour expliquer vos décisions. L'effort requis pour avoir le même aperçu en utilisant un système sur papier rend simplement ce type d'analyse impossible.
Une amélioration de la communication pour une meilleure administration du personnel
La majorité des logiciels de
gestion administrative du personnel comprennent un annuaire des employés. Si ces derniers tendent à travailler avec les mêmes collaborateurs et disposent donc de leurs coordonnées, il arrive parfois que leur travail nécessite de s'adresser à des salariés n'appartenant pas à leur service immédiat.
Si toutes ces données de contact sont sauvegardées dans un classeur, cela ralentirait considérablement la communication. De plus, en cas de problème, comment pouvez-vous prouver qu'un employé a été informé d'une politique particulière ou formé à l'usage d'un équipement spécifique ? La communication par courrier électronique est appréciable, mais il n'est pas rare que quelqu'un nie avoir vu un courriel.
